Référentiel national qualité | Guide de lecture « Qualiopi »

L'obligation de certification Qualiopi 

La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent bénéficier des fonds des financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 du code du travail : les opérateurs de compétences, les associations Transitions Pro, l’État, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, France Travail et l’Agefiph.

Les sous-traitants qui n’interviennent pas pour un organisme de formation donneur d’ordre dans le cadre de la réalisation d’une action de formation mise en œuvre au titre du compte personnel de formation n’ont pas l’obligation d’être certifiés. Il appartient au donneur d’ordre faisant appel à la sous-traitance ou au portage salarial de s’assurer du respect du référentiel qualité par le sous-traitant ou le salarié porté.

La certification est exigée à la date de conclusion de la convention avec le financeur ou à la date de son accord de prise en charge. Ainsi, les financements qui ont fait l’objet d’un accord avant le 1^er janvier 2022, alors que la certification qualité n’était pas obligatoire, pourront se poursuivre jusqu’à leur terme, même si l’organisme n’est pas certifié. De même, si un organisme certifié perd sa certification, les financements engagés seront maintenus.

La certification est délivrée au titre d’une ou plusieurs catégories d’actions : actions de formation, VAE, bilans de compétences, actions de formation par apprentissage.

Les organismes certifiés sont identifiés par la marque de garantie Qualiopi, déposée auprès de l’INPI.

Soumis à des procédures d’évaluation propres, certains établissements d’enseignement supérieur sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification (art. L.6316-4 du code du travail). Il s’agit :

• Des établissements d’enseignement supérieur publics évalués par le HCERES ;
• Des établissements d’enseignement supérieur privés d’intérêt général évalués par le CCESP (EESPIG) ;
• Des établissements d’enseignement supérieur évalués par la CTI.

Afin de leur permettre de démarrer leur activité, les CFA qui dispensent pour la première fois une action de formation par apprentissage ont un délai de six mois suivant la conclusion de la première convention de formation par apprentissage (ou, pour les CFA d’entreprise, du premier contrat d’apprentissage) pour obtenir leur certification. Ils devront fournir sous deux mois au financeur la copie du contrat conclu avec l’organisme certificateur ou l’instance de labellisation, pour attester de leur engagement dans la démarche qualité.

Le référentiel national qualité

La certification est délivrée par des organismes certificateurs indépendants accrédités par le Comité français d’accréditation (COFRAC) et des instances de labellisation reconnues par France Compétences, selon un référentiel national qualité unique.

Sous le pilotage de la Direction générale de l'emploi et de la formation professionnelle (DGEFP) du ministère du Travail, le référentiel national qualité s’est construit en collaboration avec une majorité d’acteurs représentatifs de la formation professionnelle, avec la mise en place d’un groupe de travail permanent, l’organisation d’auditions spécifiques (apprentissage, VAE, bilans de compétence, travailleurs indépendants, ministères) et la constitution d’un groupe de travail composé d’organismes certificateurs.

Ce référentiel national est organisé autour des sept critères : 

• Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
• L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Ces sept critères sont reliés à 22 indicateurs qui s’appliquent à l’ensemble des prestataires (tronc commun), auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes.

Le guide de lecture apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité. Il mentionne pour chaque indicateur : le niveau attendu pour valider l’indicateur, des éléments de preuve donnés à titre d’exemple et d’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions ou concernant les nouveaux entrants.

Consulter le guide de lecture du référentiel national qualité.

Ce guide apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences, visés à l’article l. 6351-1 du Code du travail.

Mises à jour effectuées depuis le 8 janvier 2024

• V.9 du 08/01/2024 : cette version reprend l’ensemble des précisions de la V8 et prend en compte les spécificités liées à la sous-traitance ; 
• V.8 du 23/11/2023: des précisions sur le niveau attendu sont apportées et des exemples de preuves supplémentaires sont proposés pour répondre aux exigences des indicateurs. Enfin, les principes structurants de l’audit de certification qualité sont rappelés en préambule ; 
• V.7 du 29/03/2021 : diverses précisions sont apportées et portent sur le délai d’application du guide (préambule), les indicateurs de résultats des CFA (indicateur2), les certifications professionnelles (indicateur 3), le conseil de perfectionnement, (indicateur 20) et la période de formation en situation de travail (indicateur 28) ;
• V.6 du 05/10/2020 : précisions apportées afin de faciliter l’accueil des publics en situation de handicap (PSH) et la gradation des non-conformités mineures ;
• V.5 du 28/02/2020 : Une plus grande précision est apportée à l'indicateur 2 pour les modalités de calcul du ratio (CFA) ; 
• V4.2 du 28/10/2019 : modification du critère 19 qui est commun et non pas spécifique. Changement de couverture et ajustements maquette en janvier 2020 ;
• V.4.1 du 25 /10/2019 : Une plus grande précision est apportée pour identifier les non-conformités (majeures ou mineures) : Modification dans le préambule et indication précise du type de non-conformité pour chacun des indicateurs ; 
• V3 du 22/07/19 : suppression du paragraphe sur la VAE dans l’indicateur 8 ;
• V2 du 19/07/19 : le titre de l’indicateur 19 a été modifié, ainsi que la section "Eléments de preuves" de l’indicateur 22.

Les modalités d’audit

La certification est délivrée pour une durée de trois ans après un audit initial sur place dont la durée et les modalités d’audit varient en fonction du chiffre d’affaires de l’organisme dans le champ de la formation professionnelle, des catégories d’actions pour lesquelles il veut être certifié (action de formation continue, bilan de compétence, VAE, action de formation par apprentissage) et du nombre de sites concernés par la certification.

Le cycle de la certification comprend un audit de surveillance (réalisé entre le 14^ème et le 22^ème mois suivant la date d’obtention de la certification et pouvant se faire à distance) et un audit de renouvellement (réalisé sur place avant la date d’échéance du certificat dans les mêmes conditions de durée que l’audit initial).

Les organismes possédant déjà une certification ou un label inscrit sur la liste du CNEFOP prévue par le décret du 30 juin 2015, voient leur durée d’audit initial minorée, ce qui se justifie par une démarche qualité déjà engagée.

En septembre 2020, afin de répondre aux questions les plus fréquentes des organismes certificateurs et aux organismes de formation, la version 1 du questions-réponses a été publiée.

Une version 2 est mise en ligne. Celle-ci intègre les dispositions de l'arrêté du 31 mai 2023 qui a modifié les arrêtés du 6 juin 2019 pour préciser les modalités d'audit et l'accréditation des organismes certificateurs.

Consulter la version 2 du questions-réponses sur la certification qualité.

L’accréditation des organismes certificateurs

L’accréditation des organismes certificateurs par le Comité français d’accréditation (COFRAC) garantit le respect de la norme ISO/CEI 17065 correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services, ainsi que le respect des exigences permettant de s’assurer de la compétence des auditeurs tant en matière d’audit que de formation professionnelle. L’organisme certificateur peut commencer à délivrer les premières certifications dès qu’il a reçu du COFRAC la notification de la recevabilité de son dossier. Il a alors un an pour obtenir son accréditation.

Consulter la liste des organismes certificateurs

Certaines instances de labellisation peuvent également demander à délivrer la certification. Elles doivent d’abord être reconnues par France compétences qui vérifie que le processus de certification mis en œuvre par ces instances implique une autorité administrative et qu’il présente des garanties d’indépendance à l’égard des prestataires certifiés. Les instances reconnues sont inscrites sur une liste révisée tous les trois ans.

La liste des instances reconnues est disponible sur le site de France compétences.

La certification des organismes d’actions concourant au développement des compétences

Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences choisissent librement leur organisme certificateur. Si le prestataire est implanté sur plusieurs sites, la certification couvrira l’ensemble des sites.

L’identification des prestataires d’actions concourant au développement des compétences certifiés Qualiopi 

Les organismes certificateurs et les instances de labellisation transmettent au ministre chargé de la formation professionnelle les listes des prestataires qu'ils ont certifiés (art. R.6316-5 du code du travail). L’arrêté du 1^er février 2021 fixe les modalités de transmission et de publication de ces listes.

Le ministère chargé de la formation professionnelle met à disposition des organismes certificateurs et des instances de labellisation une plateforme de dépôt de fichiers appelée Collecteur.

Consulter le manuel de transmission des listes des certifiés.

Afin de permettre l’information des financeurs et du grand public, les organismes de formation certifiés et les catégories d’actions couvertes par la certification (action de formation, bilan de compétences, VAE, action de formation par apprentissage) sont identifiés sur la liste publique des organismes de formation, disponible sur la Plateforme ouverte des données publiques françaises.

Les établissements d’enseignement supérieur réputés avoir satisfait à l’obligation de certification qualité sont également identifiés sur cette liste.

Les financeurs mentionnés à l’article L.6316-1 du code du travail peuvent récupérer automatiquement les données de la liste publique pour identifier les organismes certifiés éligibles à leurs financements : l’organisme de formation n’a donc pas besoin de transmettre son certificat Qualiopi.

Quels contrôles par les financeurs ?

Les financeurs procèderont à des contrôles pour s’assurer de la qualité des formations effectuées.

La loi du 5 septembre 2018 invite à la mutualisation des contrôles des financeurs.

Décret n° 2023-1396 du 28 décembre 2023 relatif à l’activité des organismes certificateurs et au contrôle exercé par les organismes financeurs en matière de formation professionnelle : 

Art. R. 6316-7. Les contrôles mentionnés à l’article L. 6316-3 permettent aux organismes financeurs de s’assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et conventionnelles. Ils peuvent être réalisés conjointement à un contrôle de service fait et peuvent être coordonnés ou mutualisés entre les organismes financeurs.

Ces contrôles peuvent être exercés, pour le compte d’un ou plusieurs organismes financeurs mentionnés à l’article L. 6316-1, par une structure qu’ils mandatent à cet effet.

Tout savoir sur Qualiopi, marque de certification qualité des prestataires de formation.