Les obligations de l'employeur lors de l'embauche

Qu’est-ce que la déclaration préalable à l’embauche ?

L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet (Urssaf ou MSA pour les salariés agricoles), et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé. Cette formalité doit également être observée à l’occasion de l’embauche d’un jeune de moins de 16 ans pendant les vacances scolaires, cette embauche étant, en outre, soumise à des dispositions spécifiques.

À défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.

La déclaration préalable à l'embauche comporte les mentions suivantes :

1. Dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de sécurité sociale ;
2. Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
3. Date et heure d'embauche ;
4. Nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale excède six mois ;
5. Lorsqu'il s'agit de l'embauche d'un salarié agricole, les données nécessaires au calcul par les caisses de MSA des cotisations dues pour l'emploi de salariés agricoles, à l'affiliation de ces mêmes salariés aux institutions mentionnées à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime et à l'organisation de la visite d'information et de prévention ou de l'examen médical d'aptitude à l'embauche prévus aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du même code.

Au moyen de cette déclaration, l'employeur accomplit les déclarations et demandes suivantes :

1. L'immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole, prévue à l'article R. 243-2 du code de la sécurité sociale ;
2. L'immatriculation du salarié à la CPAM prévue à l'article R. 312-4 du code de la sécurité sociale ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, à la caisse de MSA prévue à l'article R. 722-34 du code rural et de la pêche maritime ;
3. L'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage prévue à l'article R. 5422-5 du code du travail ;
4. La demande d'adhésion à un service de santé au travail, s'il s'agit d'un salarié non agricole, prévu à l'article L. 4622-7 du Code du travail ;
5. La demande de visite d'information et de prévention ou, pour les salariés concernés, la demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche (voir précisions ci-dessous) ou, s'il s'agit d'un salarié agricole, aux articles R. 717-13 et R. 717-16 du code rural et de la pêche maritime ;
6. La déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions prévues à l'article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime.

La DPAE est adressée par l'employeur :

1. Soit à l'organisme de recouvrement des cotisations du régime général de sécurité sociale (Urssaf) dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement devant employer le salarié et au service de santé au travail mentionné au 1° de l'article R. 1221-1 du Code du travail ;
2. Soit, s'il s'agit d'un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole, à la caisse de MSA du lieu de travail de ce salarié.

L’Urssaf tient à disposition des employeurs la liste des services de santé au travail.

Cet organisme communique les renseignements portés sur la DPAE à chaque administration, service, organisme ou institution concerné par l'une ou l'autre des déclarations ou demandes mentionnées ci-dessus, selon leurs compétences respectives.

La DPAE est réalisée avant la mise au travail effective du salarié. Elle est adressée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Pour les employeurs qui ne sont pas tenus d’utiliser la voie dématérialisée – qui reste dans tous les cas la plus pratique et la plus sûre – la DPAE peut être effectuée au moyen d'un formulaire, dont le modèle a été fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012 cité en référence. Ce formulaire (Cerfa 14738*01) peut être obtenu auprès des Urssaf ; il est également disponible sur le site du ministère. L'employeur adresse ce formulaire, signé par lui, à l'organisme mentionné ci-dessus (Urssaf ou Caisse de MSA pour les salariés agricoles) par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception :

• Lorsqu’il est transmis par télécopie, l'employeur conserve l'avis de réception émis par l'appareil et le document qu'il a transmis jusqu'à réception du document mentionné ci-dessous ;
• Lorsqu’il est transmis par lettre recommandée avec avis de réception, celle-ci est envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la Poste faisant foi.

L'employeur conserve un double de la lettre et le récépissé postal jusqu'à réception du document mentionné ci-dessous.

L'indisponibilité de l'un de ces moyens de transmission n'exonère pas l'employeur de son obligation de déclaration par l'un des autres moyens.

Lorsque la déclaration est effectuée par voie électronique par un employeur relevant du régime général de sécurité sociale préalablement inscrit à un service d'authentification, la formalité est réputée accomplie au moyen de la fourniture du numéro d'identification de l'établissement employeur, du numéro national d'identification du salarié s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale et s'il a déjà fait l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche dans un délai de 14 mois ainsi que des mentions prévues aux 3° et 4° de l'article R. 1221-1 du Code du travail sont applicables.

Quelles sont les autres formalités obligatoires ?

• Si le salarié est un jeune mineur embauché pendant les vacances scolaires, l’employeur doit respecter les formalités spécifiques prévues dans cette situation. Par ailleurs, qu’il s’agisse ou non d’une embauche pendant les vacances scolaires, un jeune mineur non émancipé ne peut conclure un contrat de travail qu’avec l’autorisation de son représentant légal.
• Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.

À signaler toutefois que la situation de l’emploi ou l’absence de recherche préalable de candidats déjà présents sur le marché du travail n’est pas opposable à une demande d’autorisation de travail présentée pour un étranger non ressortissant d’un État membre de l’Union européenne, d’un autre État partie à l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse souhaitant exercer une activité professionnelle dans un métier de l'une des familles professionnelles et une zone géographique caractérisés par des difficultés de recrutement figurant à l'annexe I à l’arrêté du 1^er avril 2021 (cet arrêté, fixant la liste des métiers dits « en tension », a été modifié en dernier lieu par un arrêté du 1^er mars 2024, JO du 2). Plus de précisions sur le site de la Direction générale des étrangers en France (ministère de l’Intérieur).

Les ressortissants des États membres de l'Espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) ainsi que les ressortissants suisses ont le droit de chercher et d'occuper un emploi librement en France, et ce en vertu notamment des dispositions de l'article 45 du Traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. Aucune autorisation de travail ni titre de séjour n'est donc requis de ces ressortissants, sous réserve qu'ils puissent produire un document (passeport, carte nationale d'identité) en cours de validité justifiant de leur qualité de citoyen de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Confédération helvétique.

• Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel ;
• Adresser à la Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent (formalité dite « déclaration des mouvements de main-d'œuvre » - DMMO ; voir précisions ci-dessous).

Obligatoire uniquement pour les entreprises ou établissements de 50 salariés et plus, cette disposition ne s'applique pas au contrat de travail à durée déterminée conclu pour une durée maximum d'un mois non renouvelable.

Le relevé mensuel des contrats de travail contient les mentions suivantes :

1. Le nom et l'adresse de l'employeur ;
2. La nature de l'activité de l'entreprise ;
3. Les nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu ;
4. La date d'effet des contrats de travail ou de leur rupture avec, en cas de licenciement pour motif économique, l'indication de la nature de ce motif.

Quels sont les documents à remettre au salarié ?

Copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception délivré par l’organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf ou caisse de MSA pour les salariés agricoles). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire de la déclaration (selon le cas, Urssaf ou Caisse de MSA).

Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 4^e classe.

Informations relatives à la relation de travail

Il appartient également à l’employeur de remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. Cette obligation découle de la loi du 9 mars 2023 citée en référence et du décret du 30 octobre 2023 pris pour son application, en vigueur depuis le 1er novembre 2023. Lorsqu'une ou plusieurs informations mentionnées à l'article R. 1221-34 du code du travail (voir ci-dessous) n'ont pas été communiquées à un salarié recruté avant cette date, l’intéressé peut en demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d'y répondre dans le délai mentionné à l’article R. 1221-35 du Code du travail (c’est-à-dire un délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information demandée).

Les informations qui doivent figurer dans les documents mentionnés ci-dessus sont les suivantes (article R. 1221-34 du Code du travail) :

1. L'identité des parties à la relation de travail ;
2.  Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l'adresse de l'employeur ;
3.  L'intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d'emploi ;
4. La date d'embauche ;
5. Dans le cas d'une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
6. Dans le cas du salarié temporaire, l'identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est ;
7. Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d'essai ;
8. Le droit à la formation assuré par l'employeur conformément à l'article L. 6321-1 du Code du travail ; 
9. La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
10. La procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
11. Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l'article L. 3221-3 du Code du travail, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
12.  La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d'aménagement sur une autre période de référence lorsqu'il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47 du Code du travail, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d'équipe en cas d'organisation du travail en équipes successives alternantes ;
13. Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l'entreprise ou l'établissement ;
14. Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d'un accord collectif ou d'une décision unilatérale de l'employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d'ancienneté qui y sont attachées.
    Des informations supplémentaires doivent être communiquées au salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France, lorsqu’il est appelé à travailler à l'étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives et à celui qui est détaché dans un autre état membre de l’UE ou de l'Espace économique européen. Les dispositions applicables figurent aux articles R. 1221-36, R. 1221-37 et R. 1221-40 du Code du travail. 

L'employeur adresse ces informations sous format papier, par tout moyen conférant date certaine.
Il peut également les adresser sous format électronique, sous réserve que :

1. Le salarié dispose d'un moyen d'accéder à une information sous format électronique ;
2. Les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
3. L'employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

Quelles sont les autres obligations à l'égard du salarié ?

Faire bénéficier le salarié d’une visite d'information et de prévention réalisée par le médecin du travail ou, sous son autorité, par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier.

Sauf cas de dispense mentionné ci-dessous, cette visite doit avoir lieu dans un délai qui n'excède pas trois mois à compter de la prise effective du poste de travail. Toutefois :

• La visite d’information et de prévention doit avoir lieu préalablement à l’affectation sur le poste lorsqu’elle concerne un travailleur de nuit ou un travailleur âgé de moins de 18 ans ;
• Les travailleurs affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de leurs collègues ou des tiers évoluant dans l'environnement immédiat de travail défini à l'article R. 4624-23 du Code du travail, bénéficient d’un suivi individuel renforcé (SIR). Ce suivi comprend un examen médical d'aptitude, qui se substitue à la visite d'information et de prévention, et qui est effectué par le médecin du travail préalablement à l'affectation sur le poste.

• Organiser l'information et la formation à la sécurité du nouvel embauché. Il s'agit de l'informer précisément sur les précautions à prendre afin d'assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée. L'information doit être donnée d'une manière compréhensible pour chacun ;
• Communiquer certaines informations aux salariés, soit par voie d’affichage soit par tout moyen (affichage ou autre). Ces informations concernent principalement :
  • L’horaire de travail des salariés (obligatoirement par affichage) ;
  • L’adresse, le numéro d’appel de l’inspection du travail et le nom de l'inspecteur compétent, l’adresse et le numéro d’appel du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement et des services de secours d’urgence (obligatoirement par affichage) ;
  • L’intitulé des conventions et des accords applicables dans l'établissement, le lieu où ces textes sont tenus à la disposition des salariés et les modalités permettant aux salariés de les consulter pendant leur temps de présence (par tout moyen) ;
  • Le règlement intérieur (par tout moyen) et les textes de loi relatifs à l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes (par tout moyen) ;
  • Les consignes en cas d’incendie (obligatoirement par affichage) ;
  • Les coordonnées du service d’accueil téléphonique qui répond aux demandes d’information et de conseil sur les discriminations et sur les conditions de saisine du Défenseur des droits (09 69 39 00 00, coût d’un appel local) (obligatoirement par affichage).