Les règles de décompte des effectifs

Quelles sont les règles de calcul des effectifs fixées par le Code du travail ?

Pour la mise en œuvre des dispositions du code du travail qui se réfèrent à un seuil d'effectif, et sous réserve des cas dans lesquels il est fait application des règles de calcul des effectifs fixées par le Code de la sécurité sociale (voir ci-dessous), les salariés peuvent, selon leur situation, être pris en compte intégralement dans l'effectif de l'entreprise, en fonction de leur temps de présence ou encore en fonction de leur temps de travail. 
Les règles applicables figurent aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du travail.

Salariés pris en compte intégralement

Sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise :

• Les salariés titulaires d'un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• Les travailleurs à domicile.
   

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de présence

Les salariés titulaires d'un contrat à durée déterminée (CDD), les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent, les travailleurs mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au prorata de leur temps de présence au cours des douze mois précédents.

Toutefois, les salariés titulaires d'un contrat à durée déterminée, d'un contrat de travail temporaire ou mis à disposition par une entreprise extérieure sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Salariés pris en compte au prorata de leur temps de travail

Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Pour les salariés en CDD à temps partiel, il convient d'appliquer la règle de la prise en compte en fonction du temps de présence au cours des 12 mois précédents ET celle de prise en compte au prorata du temps de travail.

Règles applicables aux entreprises de travail temporaire

S'agissant des entreprises de travail temporaire, le calcul de leur effectif tient compte, d'une part des salariés permanents de ces entreprises, déterminés conformément aux dispositions qui précédent, d'autre part, des travailleurs qui ont été liés à elles par des contrats de travail temporaires pendant une durée totale d'au moins trois mois au cours de la dernière année civile (art. L. 1251-54).

Salariés non pris en compte dans le calcul des effectifs

Certains salariés ne sont pas comptabilisés dans le calcul des effectifs, sauf pour l'application des dispositions légales relatives à la tarification des risques d'accidents du travail et de maladies professionnelles et, pour certains d'entre eux, pour la mise en place du comité social et économique (CSE).

Sont visés par cette disposition les titulaires :

• D'un contrat d'apprentissage ;
• D'un contrat de professionnalisation (l'exclusion de l'effectif des salariés en contrat de professionnalisation est prévue jusqu'au terme du contrat de professionnalisation s'il est à durée déterminée ou jusqu'au terme de l'action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée) ;
• D'un contrat unique d'insertion-contrat initiative emploi (CUI-CIE) pendant la durée d'attribution de l'aide financière (« aide à l'insertion professionnelle ») mentionnée à l'article L. 5134-72 du Code du travail. Toutefois, les salariés titulaires de ces contrats sont pris en compte dans le calcul des effectifs de l'entreprise pour la mise en place, le fonctionnement et les attributions du comité social et économique (CSE) ; cette disposition, issue de la loi du 5 septembre 2018 citée en référence, s'applique pour le calcul des effectifs enregistrés dans les entreprises à compter du 1^er janvier 2019 ;
• D'un contrat unique d'insertion-contrat d'accompagnement dans l'emploi (CUI-CAE) pendant la durée d'attribution de l'aide financière (« aide à l'insertion professionnelle ») mentionnée à l'article L. 5134-30 du Code du travail. Toutefois, les salariés titulaires de ces contrats sont pris en compte dans le calcul des effectifs de l'entreprise pour la mise en place, le fonctionnement et les attributions du comité social et économique (CSE) ; cette disposition, issue de la loi du 5 septembre 2018 citée en référence, s'applique pour le calcul des effectifs enregistrés dans les entreprises à compter du 1^er janvier 2019.
   

Dans quelles situations et selon quelles modalités faut-il calculer l'effectif selon les règles fixées par le Code de la sécurité sociale ?

Depuis le 1^er janvier 2020, pour la mise en œuvre de certaines obligations de l'employeur ou l'application de certaines dispositions du code du travail liées à un seuil d'effectif, le décompte de l'effectif est effectué selon les règles fixées par les articles L. 130-1 et R. 130-1 du Code de la sécurité sociale (d'où l'expression parfois utilisée de d'effectif ou de décompte « sécurité sociale »). L'objectif est de simplifier les obligations des entreprises en permettant le calcul de cet effectif à partir des données fournies par les employeurs dans la déclaration sociale nominative (DSN), obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les entreprises (la DSN permet un décompte automatique des effectifs).
L'article L. 130-1 précité précise également les conséquences du franchissement, à la hausse ou à la baisse, d'un seuil d'effectif.

L'article L. 130-1 précise également les conséquences du franchissement, à la hausse ou à la baisse, d'un seuil d'effectif.

Situations visées

Pour la mise en œuvre des dispositions suivantes du code du travail, le décompte de l'effectif et - sauf exceptions - les conséquences du franchissement d'un seuil sont appréciés selon les règles posées par les articles L. 130-1 et R. 130-1 du Code de la sécurité sociale, telles qu'elles sont précisées ci-dessous :

1. Désignation d'un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes (art. L. 1151-2 du Code du travail) ;
2. Mise en œuvre de l'intéressement, de la participation et des plans d'épargne salariale (art. L. 3311-1, L. 3321-1 et L. 3331-1 du Code du travail) ;
3. Contrepartie obligatoire en repos (art. L. 3121-33 et L. 3121-38 du Code du travail) ;
4. Mise en œuvre de l'obligation d'emploi de travailleurs handicapé (OETH), sous réserve de l'appréciation de la période de référence (art. L. 5212-1, D. 5212-1 et D. 5212-3 du Code du travail) ;
5. Versement de la rémunération due au salarié bénéficiaire d'un projet de transition professionnelle (art. L. 6323-17-5) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
6. Participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue (art. L. 6331-1 A) ;
7. Opérateurs de compétences (art. L. 6332-1 A) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
8. Désignation d'un référent « handicap » (art. L. 5213-6-1) ;
9. Attribution de l'aide unique aux apprentis (art. L. 6243-1-1) (uniquement pour le décompte des effectifs) ;
10. Mise à disposition de manière temporaire de salariés auprès d'une jeune ou d'une petite ou moyenne entreprise (art. L. 8241-3) ;
11. Abondement du compte personnel de formation (CPF) lorsque l'employeur n'a pas satisfait à ses obligations en matière d'entretien professionnel (art. L. 6315-1 et L. 6323-13) ;
12. Obligation de transmission dématérialisée à France Travail des attestations et justifications permettant au salarié d'exercer ses droits aux prestations (art. R. 1234-5-1) ;
13. Obligation de mise à disposition d'un local de restauration (art. R. 4228-22 et R. 4228-23) ;
14. Obligation de désigner une personne tierce pour assurer la fonction de conseiller à la prévention hyperbare (art. R. 4461-4) ;
15. Tenue d'un document sur les changements de secteur et d'affectation du médecin du travail (art. R. 4623-13) ;
16. Obligation d'établir une procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte (D. n° 2022-1284 du 3/10/2022) ;
17. Dotation financière de France compétences relative à l'aide au développement des compétences (art. R. 6123-26) ;
18. Modulation du taux de contribution d'assurance chômage à la charge des employeurs (« bonus-malus ») (D. n° 2019-797 du 26/07/2019) ;
19. Application des articles 5 et 6 de la loi n° 2023-1107 du 29 novembre 2023 et du VI bis de l'article 1^er de la loi n° 2022-1158 du 16 août 2022 susvisée (D. n° 2024-690 du 5/07/2024).
     

Appréciation de l'effectif

L'effectif salarié annuel de l'employeur correspond à la moyenne du nombre de personnes employées au cours de chacun des mois de l'année civile précédente (les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte pour établir cette moyenne). Ainsi, par exemple, l'effectif 2024 d'une entreprise est la moyenne des effectifs pour chaque mois de l'année 2023 (soit l'effectif de chaque mois de 2023 divisé par 12). L'effectif est arrondi au centième, sans tenir compte de la fraction d'effectif au-delà de la deuxième décimale (par exemple, un effectif annuel de 10,873 est retenu pour 10,87).

Salariés pris en compte

Pour la détermination de l'effectif Sécurité sociale, sont pris en compte les personnes titulaires d'un contrat de travail, ainsi que les agents et salariés du secteur public relevant du régime d'assurance chômage.
Les salariés titulaires d'un CDD sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation.

Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs de l'entreprise utilisatrice, n'étant pas liés à elle par un contrat de travail (leur employeur est l'entreprise de travail temporaire).

Modalités de prise en compte

• Les salariés (ou agents) à temps plein sont intégralement pris en compte dans l'effectif de l'entreprise au cours du mois ;
• Les salariés à temps partiel au sens du Code du travail ainsi que les agents ou salariés du secteur public relevant du régime d'assurance chômage, à temps partiel ou à temps non complet, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leur contrat de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Salariés exclus du décompte des effectifs

Lorsque l'effectif de l'entreprise doit être apprécié selon les règles fixées par le code de la sécurité sociale, il n'est pas tenu compte :

• Des titulaires de CDD recrutés pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu quel qu'en soit le motif ;
• Des volontaires en service civique ;
• Des apprentis ;
• Des titulaires d'un contrat de professionnalisation (l'exclusion de l'effectif des salariés en contrat de professionnalisation est prévue jusqu'au terme du contrat de professionnalisation s'il est à durée déterminée ou jusqu'au terme de l'action de professionnalisation si le contrat est à durée indéterminée) ;
• Des titulaires d'un contrat unique d'insertion-contrat initiative emploi (CUI-CIE) pendant la durée d'attribution de l'aide financière (« aide à l'insertion professionnelle ») ;
• Des titulaires d'un contrat unique d'insertion-contrat d'accompagnement dans l'emploi (CUI-CAE) pendant la durée d'attribution de l'aide financière (« aide à l'insertion professionnelle »).

Conséquences d'un franchissement de seuil à la hausse

Comme le prévoit l'article L. 130-1 du Code de la Sécurité sociale, en vigueur depuis le 1^er janvier 2020, le franchissement à la hausse d'un seuil d'effectif salarié est pris en compte lorsque ce seuil a été atteint ou dépassé pendant cinq années civiles consécutives (mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil).
Ainsi, sauf exceptions mentionnées ci-dessous, les conséquences du franchissement d'un seuil au 1^er janvier 2020 (effectif moyen annuel au 31/12/2019) seront prises en compte si ce franchissement est constaté pendant les cinq années civiles consécutives (de 2020 à 2024 inclus), soit à compter du 1^er janvier 2025 (sous réserve que l'effectif de l'année 2025 - calculé au regard des données de l'année 2024 - soit également au moins égal au seuil).

Attention toutefois :

• Dans la mesure où le mécanisme de neutralisation des effets de seuil concerne les situations de « franchissement » de seuil à la hausse, il n'en est pas fait application aux entreprises qui, dès leur création, ont un effectif supérieur au seuil posé (dans ce cas, en effet, il n'y a pas de « franchissement » de seuil) ;
• Le mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil ne s'applique pas lorsque l'effectif de l'entreprise est, au 1^er janvier 2020, supérieur ou égal à un seuil et que cette entreprise était déjà soumise au titre de l'année 2019 à des dispositions applicables du fait de l'atteinte ou du dépassement de ce seuil (disposition prévue à l'article 11 de la loi Pacte). En d'autres termes, les employeurs déjà assujettis à une obligation en 2019 ne peuvent pas bénéficier de la mesure de neutralisation de l'effet de seuil au 1er janvier 2020 au titre de cette obligation.

De même, pour l'application des dispositions des articles R. 1234-5-1 (transmission dématérialisée des attestations à France Travail), R. 4461-4 (possibilité pour l'employeur d'occuper la fonction de conseiller à la prévention hyperbare) et R. 4623-13 (tenue d'un document sur les changements d'affectation du médecin du travail) du Code du travail dans leur rédaction résultant du décret du 31 décembre 2019, le mécanisme de neutralisation temporaire des effets de seuil ne s'applique pas lorsque l'effectif de l'entreprise est, au 1^er janvier 2020, supérieur ou égal à un seuil déterminé à ces articles et que cette entreprise était soumise, au titre de l'année 2019, aux dispositions applicables dans le cas d'un effectif supérieur ou égal au seuil applicable avant le 1^er janvier 2020. Ainsi, par exemple, s'agissant de l'obligation de transmission dématérialisée des attestations à France Travail (art. R. 1234-9), lorsque l'effectif de l'entreprise est au 1^er janvier 2020, supérieur ou égal à onze salariés (seuil applicable à compter du 1/1/2020) et que cette entreprise était déjà soumise à cette obligation au titre de 2019, en raison d'un effectif d'au moins dix salariés (seuil applicable avant le 1/1/2020), le mécanisme neutralisation des effets de seuil pendant cinq ans ne s'applique pas ; cette entreprise restera donc soumise à cette obligation.

Conséquences d'un franchissement de seuil à la baisse

En cas de franchissement à la baisse d'un seuil d'effectif sur une année civile, l'employeur n'est plus soumis à l'obligation liée à ce seuil. Si le seuil est par la suite franchi à la hausse, l'employeur bénéficiera à nouveau de la mesure de neutralisation de l'effet de seuil pendant cinq ans, tel qu'il est exposé ci-dessus.